Conceptos clave de Bookker y el panel de gestión.

Conoce aquí la terminología que utilizamos en Bookker y cuáles son los conceptos fundamentales para entender y aprovechar al máximo nuestra solución.

Recurso

Cualquier elemento que puede ser reservado por parte de los usuarios de la organización para su uso u ocupación.

Usuario

Persona perteneciente a la organización y con acceso a las aplicaciones de Bookker.

Reserva

Destinar un recurso de la organización, de un modo exclusivo por parte del organizador, para su uso individual o compartido (espacios).

Categoría

Clasificación o agrupación de los diferentes recursos de la organización. Existen cuatro categorías: Puestos de trabajo, Espacios, Parking y Comedor.

subcategoría o tipo de recurso

Clasificación o agrupación de los diferentes recursos pertenecientes a una misma categoría. Ejemplos de subcategorías de «Espacios»: Sala de reuniones, Salón de actos…

Puesto de trabajo

Recurso destinado a la reserva por parte de los usuarios para desempeñar su función de trabajo con capacidad para una sola persona.

Espacio

Recurso destinado a la reserva por parte de los usuarios para realizar reuniones o sesiones con capacidad para varias personas.

Parking

Recurso destinado a la reserva por parte de los usuarios para utilizar como estacionamiento de vehículos personales.

Comedor

Recurso destinado a la reserva por parte de los usuarios para utilizar como lugar de almuerzo o comida.

App

Aplicación móvil.

WebApp

Aplicación web.

Panel de gestión

Interfaz destinada a la configuración y administración de usuarios, recursos y reservas de la organización. Su acceso está limitado a los administradores o gestores de la propia organización.

Grupo

Agrupación recursos que delimita en qué recursos pueden realizar reservas los usuarios de la organización.

Grupo global

Los grupos globales pertenecen a todos los edificios de la organización.

Identificador

Código alfanumérico que sirve para identificar de manera única cualquier entidad de la solución (usuario, recurso, reserva, regla…).

Configuración masiva o en bloque

Capacidad de realizar configuraciones o modificaciones en un conjunto de elementos de manera simultánea y agrupada.

Unidad organizativa

Asociación entre usuarios y edificios de tu organización.

Módulos activos

Funcionalidades adicionales que pueden ser activadas y desactivadas indistintamente en función de las necesidades de la organización.

Módulos contratables

Funcionalidades adicionales que pueden ser contratadas por la organización y activadas por parte de Bookker en función de las necesidades de la organización.

Nombre de recurso

Es el nombre o título que la organización ha designado para cada recurso.

Código de recurso

Código separado por guiones (-) compuesto por el edificio, planta y subcategoría de cada recurso que permite su identificación única. Ejemplo: MAD-P1-DESK-PUESTO001

Etiqueta de recurso

Cartel o etiqueta física colocada junto a cada recurso con los detalles del mismo. Este soporte físico es necesario para interactuar con el escáner de la app y poder gestionar reservas (check-in, consultar disponibilidad…)

Equipamiento

Material de oficina o elementos físicos asociados a cada subcategoría de recurso. 

Reglas de uso

Configuraciones que permiten establecer la disponibilidad y otros parámetros específicos para el uso de los recursos por parte de los usuarios.

Estado de recurso

Situación de disponibilidad de un recurso (activo o bloqueado) para ser reservado por parte de los usuarios.

Manual

Documentación que proporciona información necesaria o detalles extra sobre un recurso y/o su utilización. Ejemplos: instrucciones de uso, manual de evacuación…

Licencia

La licencia de uso (activa o inactiva) refleja la situación contractual actual de un edificio, planta o recurso con Bookker.

Calendario de festivos

Programación de días festivos predefinida por la organización para inhabilitar la reserva de recursos de un edificio durante las fechas determinadas.

Cuenta de usuario

Identificación única de un usuario de la organización que se utiliza para acceder e iniciar sesión en las diferentes plataformas de Bookker.

Email de usuario

Dirección de correo electrónico asociado a la cuenta de un usuario en la que se recibirán todas la notificaciones.

Tipo de usuario

Clasificación de los usuarios según su acceso a Bookker. Un usuario «interno» dispone de cuenta y acceso a las aplicaciones. Por el contrario, un «usuario externo» no dispone de cuenta ni acceso.

Estado de usuario

Situación de disponibilidad de un usuario (activo o bloqueado) para poder utilizar las aplicaciones y realizar reservas.

Rol de usuario

El rol de un usuario determina el conjunto de permisos o privilegios que se le otorgan para utilizar la app y el panel de gestión.

Privilegio

Cada uno de los permisos asignados a un rol de usuario. Estos determinan los accesos y las acciones específicas que puede realizar cada rol.

Usuario estándar

Rol de aplicaciones básico que permite al usuario utilizar las mismas y realizar reservas para su uso propio.

Supervisor

Rol de aplicaciones que permite al usuario utilizar las mismas y realizar tanto reservas para su uso propio, como reservas para otros.

Super organizador

Rol de panel de gestión con permisos para la gestión de reservas, recursos y usuarios.

Gestor de reservas

Rol de panel de gestión con permisos únicamente para la gestión de reservas.

Estado de trabajo

Refleja la situación o modalidad de trabajo en la que se encuentra cada usuario. Ejemplos: en oficina, teletrabajo, vacaciones…

Calendario de trabajo

Programación de estados de trabajo predefinida por la organización para los usuarios.

Preferencias

Conjunto de configuraciones o elecciones personalizadas por parte del usuario.

Grupos de gestores

Agrupación de usuarios gestores con privilegios para realizar y gestionar reservas sobre determinados usuarios gestionados.

Usuario gestor

Usuario perteneciente a un grupo de gestores con capacidad para gestionar reservas de los usuarios asignados a dicho grupo.

Usuario gestionado

Usuario estándar asignado a un grupo de gestores.

Creador

Usuario que genera una reserva para otro usuario (organizador) desde el panel de gestión.

Organizador

Usuario que podrá disfrutar de una reserva, ya sea porque la ha creado él mismo o porque le han hecho una reserva en su nombre.

Invitado

Usuario interno o externo que puede ser añadido como invitado a una reserva de espacio.

Reserva a terceros

Reserva realizada desde el panel de gestión para otro usuario.

Formulario

El formulario de reserva agrupa todos los campos necesarios a rellenar para realizar una búsqueda de recursos disponibles.

Ficha de reserva

Resumen detallado que contiene todos los datos de una reserva (fecha, horario, ubicación, invitados…).

Repeticiones

Permiten al usuario buscar recursos disponibles durante todas las fechas o repeticiones seleccionadas.

Puestos de reserva única

Puestos de trabajo que solo pueden ser ocupados por una reserva al día, independientemente de la duración de la reserva.

Reserva 1-click

Acceso rápido desde las aplicaciones que permite realizar una reserva aleatoria de puesto de trabajo siguiendo las preferencias (previamente configuradas) del usuario.

Reserva para otros

Reserva de puestos de trabajo para otros usuarios realizada desde las aplicaciones por un usuario supervisor.

Reserva sin lote completo

Reserva de espacio que permite consultar y reservar las fechas disponibles entre las repeticiones seleccionadas cuando no todas están disponibles.

Búsqueda avanzada de espacios

Funcionalidad que permite añadir al formulario de reserva de espacios los campos de país, provincia y ciudad/localidad/municipio.

Antelación

Anticipación o tiempo mínimo definido por la organización para permitir realizar reservas a sus usuarios.

Check-in

Acción mediante la cual el usuario confirma el comienzo real de su reserva. Esta acción puede ser necesaria para validar la ocupación y asegurar que el recurso está siendo utilizado.

Check-out

Acción mediante la cual el usuario confirma la finalización real de su reserva. De este modo, el recurso quedará disponible para ser reservado nuevamente.

Ventana o periodo de pre check-in

Periodo antes de la hora de inicio de la reserva en el cual el usuario puede realizar el check-in de manera anticipada.

Ventana o periodo de check-in

Periodo de tiempo máximo en el que el usuario debe realizar el check-in antes de que expire la reserva automáticamente.

Expirar una reserva

Si no se realiza el check-in a tiempo, la reserva expirará, por lo que dejará de estar disponible. De este modo, el recurso quedará liberado para ser reservado nuevamente.

Recurso fijo

Se define como recurso fijo a un puesto de trabajo o una plaza de parking que está asignada exclusivamente a un usuario específico durante un horario determinado.

Ficha de recurso

Resumen detallado que contiene todos los datos de la asignación de un recurso fijo (horario, ubicación, fecha caducidad, cesiones…).

Asignación de recurso fijo

Proceso mediante el cual un recurso se asigna de manera exclusiva a un usuario específico.

Cesión

Liberación temporal de un recurso fijo por parte de su usuario asignado. Una cesión permite que otros usuarios puedan reservar este recurso durante la duración de la misma.

Anular cesión

Acción necesaria para recuperar un recurso fijo por parte de su usuario asignado.

Servicio adicional

Se trata de diferentes servicios o peticiones adicionales que se pueden solicitar de manera puntual en las reservas de espacio.

Tipo de servicio

Se refiere a las diferentes clasificaciones de servicios adicionales que pueden existir (catering, equipamiento adicional…).

Catering

Tipo de servicio que engloba todo lo relacionado con solicitudes de comida y bebida (almuerzo, desayuno, agua, café…) para las reservas de espacio.

Equipamiento adicional

Tipo de servicio que engloba todo lo relacionado con solicitudes de material de oficina o equipos técnicos (proyector, micrófono…) extra para las reservas de espacio.

Hora de entrega

Momento programado al mandar la solicitud en el que un servicio ha de ser proporcionado o estar disponible para el usuario de la reserva.

Tiempo mínimo de cancelación o solicitud

Plazo o periodo mínimo definido por la organización con el que se debe realizar cualquier acción (solicitud, edición o anulación) relacionada con la entrega de un servicio adicional de la reserva. 

Responsable de servicios adicionales

Persona o equipo interno de la organización encargados de coordinar la gestión de servicios adicionales y proveedores.

Datos de contacto

Información de contacto del responsable de servicios adicionales de la organización.

Proveedor

Persona o empresa (interna o externa) encargada de suministrar o proporcionar el servicio adicional solicitado para la reserva.